Immer öfter bekommen Sie zu hören, dass Workforce Management Ihr Unternehmen weiterentwickelt und voranbringen wird. Auch wir sprechen oft über dieses Thema. Aber was genau ist es? Passt Workforce Management auch tatsächlich zu Ihrem Unternehmen? Unser eigener Workforce-Management-Guru Iris Pot erklärt es Ihnen gerne!
Das ist Workforce Management
Workforce Management (abgekürzt WFM) ist mehr als nur die Erstellung der Dienstplanung und die Erfassung von Arbeitszeiten. WFM ist eine zyklische Arbeitsweise, die aus Forecasting, Kapazitätsmanagement, Personalplanung, Tägliches Management sowie Berichterstattung und Analysen besteht. Wenn Sie diese fünf Schritte optimieren, holen Sie das Beste aus Ihrem Betrieb heraus. Sie nutzen das Fachwissen aller Ihrer Mitarbeitenden, sparen Zeit und Geld und erhöhen über allem die Zufriedenheit Ihres Personals. Das Ergebnis: Ihr Personal arbeitet produktiver und Sie machen dadurch mehr Umsatz. Wie man sieht, wirkt sich gut umgesetztes Workforce Management auf Ihr gesamtes Unternehmen aus.
Um alles deutlicher zu machen, haben wir hier unseren Workforce-Management Flow abgebildet. In dem inneren Kreis sehen Sie den WFM Zyklus, im äußeren, wie unsere Software sich dem perfekt anschließt.
1. Forecasting: Wie viel Arbeit können ich und mein Team erwarten?
Der WFM-Zyklus beginnt mit einer guten Prognose. Denn wenn Sie wissen, mit welchem Arbeitsaufkommen Sie rechnen müssen, können Sie einen angemessenen Personaleinsatz planen. Aber woher wissen Sie, was auf Sie zukommt? Indem Sie Prognosen auf drei Zeitebenen erstellen:
Langfristig: ein Jahr oder länger
Mittelfristig: eine vierteljährliche Aktualisierung der langfristigen Prognose
Kurzfristig: letzte Anpassungen kurz vor der Erstellung der Personalplanung
Die Prognose erstellen Sie immer auf der Grundlage historischer Daten. Um eine präzise Prognose zu garantieren, müssen die von Ihnen eingegebenen Daten von guter Qualität sein. Die Zahlen müssen korrekt und bereinigt sein. Dafür filtern Sie am besten Planabweichungen von dem Arbeitsalltag (z. B. ungeplante Störungen) heraus. Dann bilden Sie Trends, die oft auch saisonbedingt sind, ab. Diese helfen Ihnen, die zu erwartende Arbeitsbelastung in der Zukunft zu bestimmen. So wissen Sie, wie viel Sie produzieren müssen, wie viele Gäste Sie erwarten können und welchen Umsatz Sie erzielen müssen.
2. Kapazitätsmanagement: Wieviel Personal habe ich nötig?
In diesem Schritt wird Ihre Prognose in Kapazitäten übersetzt: Da Sie nun wissen, mit welcher Arbeitsbelastung und welchem Umsatz Sie rechnen können, bestimmen Sie, wie viel Personal Sie benötigen, um die zu erwartende Arbeit zu erledigen. Das ist dann Ihr Personalbudget, in Stunden oder Euro. Beachten Sie dazu Ihre Brutto- und Nettokapazität: Die Bruttokapazität ist die Gesamtverfügbarkeit Ihrer Mitarbeitenden in Stunden oder Euro. Ziehen Sie die Anzahl der nicht produktiven Stunden (Urlaub, Freistellung, Pausen, Arbeitsbesprechungen, Ausfälle) ab, und Sie erhalten Ihre Nettokapazität.
3. Personalplanung: Wie lässt sich die benötigte Kapazität in einem guten und gesunden Dienstplan verarbeiten?
Sobald Sie wissen, wie viel Personal Sie brauchen, stellen Sie den Dienstplan auf. Wie lässt sich die erforderliche Personalkapazität in eine effiziente Planung umsetzen? Auf der Grundlage von Verfügbarkeit, Verträgen, Kosten, Vorschriften (berücksichtigt der Dienstplan die gesetzlich vorgeschriebenen Ruhezeiten?), Zeitkonten und Kompetenzen Ihres Personals verarbeiten Sie die benötigte Kapazität zu einer geeigneten Planung. Auf diese Weise planen Sie die richtige Anzahl von Arbeitskräften ein, um die anfallende Arbeitslast zu erledigen und persönlichen Wünsche und Bedürfnisse so weit wie möglich zu erfüllen.
Dienstpläne in Dyflexis erstellen
4. Tägliches Management: Was weicht von der Prognose ab?
Im nächsten Schritt begehen Sie das Alltagsmanagement. Nur am aktuellen Arbeitstag wird klar was von der Prognose abweicht, die Sie in den vorherigen Schritten erstellt haben. Gibt es zum Beispiel eine unerwartete Veränderung der Arbeitsnachfrage oder des Arbeitsangebots? Vielleicht gab es einen technischen Ausfall oder Probleme auf der Straße, die Ihre Abläufe stören könnten? In diesem Schritt überwachen Sie die aktuelle Situation und reagieren schnell auf unvorhergesehene Entwicklungen. Das geht am besten und schnellsten, indem Sie Änderungen einfach über die App vornehmen.
Gute Alltagsmanager stellen sicher, dass sie für alle unerwartete Ereignisse einen Plan haben. Sind Sie dagegen immer unter Druck und damit beschäftigt, an Lösungen in letzter Minute zu arbeiten? Dann war Ihre Prognose nicht genau genug. Sie verbessern diese durch gute Berichterstattung und Analyse.
5. Berichterstattung und Analyse: Wie kann ich meine Prognosen und die Ausführung verbessern?
Der Zyklus ist mit diesem Schritt vollbracht! Für diesen letzten, aber sehr wichtigen Schritt, erstellen Sie Berichte und Analysen. Vielleicht ist nicht alles so gelaufen wie erwartet, und Sie möchten die Prognose und die Ausführung verbessern. Zu diesem Zweck werden die geplanten und geleisteten Arbeitsstunden, die Produktivität und die Personalaufwandsquote untersucht. Haben Sie mehr oder weniger gearbeitet als geplant? Wie ist das Verhältnis zwischen Produktivität und Personalkosten? Sie fassen die wichtigsten Erkenntnisse in periodischen Berichten zusammen. Durch die Analyse dieser Daten gewinnen Sie neue Erkenntnisse für bessere Prognosen und WFM-Optimierung.
Ist Workforce Management das Richtige für mich?
Das können wir schnell und klar beantworten: Ja. Egal wie groß oder klein, jedes Unternehmen trifft bewusst kluge Entscheidungen, wenn es den Workforce-Management-Zyklus nutzt. Aber muss man dafür gleich ein WFM-System einsetzen? Das hängt von Ihrer Situation ab. Wie viele Mitarbeiter und Abteilungen haben Sie, wie hoch ist Ihre Mitarbeiterzahl, wie viel Zeit verbringen Sie mit der Planung und Zeiterfassung? Bis zu einem gewissen Punkt halten Sie alle Bälle selbst in der Luft, danach lohnt es sich aber, ein Workforce-Management-System einzusetzen.
Sind Sie neugierig, welche Workforce-Management Lösung für Ihr Unternehmen passt? Wir beraten Sie gerne!
