Als Steuerberater*in oder eine andere Beratungsrolle sind Sie oft die Augen und Ohren Ihrer Kunden auf dem Gebiet von HR und Lohnabrechnung. Aber nicht nur das: Sie können Ihren Kunden auch helfen, in dem Sie Verbesserungspotenzial erkennen und deren interne Prozesse optimieren. Haben Sie schon von Workforce Management gehört?
Bei vielen mittelständischen Betrieben gibt es in Sachen Workforce Management noch viel Aufholbedarf. Umso wichtiger, das Thema mit Ihren Kunden anzusprechen. Workforce Managament verbessert interne Prozesse, führt zu effizienter Arbeit und bietet Struktur. Mit den folgenden 6 Fragen können Sie ein Gefühl dafür, wo und wie Sie Ihren Kunden helfen können. Klingeln zu viele Alarmglocken? Dann ist es an der Zeit, als Berater*in der Zukunft einzuspringen.
1. Wie machen Sie die Dienstplanung und wie viel Zeit verbringen Sie damit?
Alarmglocke: Der Dienstplan wird mit mehreren Excel-Tabellen erstellt und wird noch manuell erarbeitet und verarbeitet.
Eine gute Planung ist die Grundlage für effiziente Arbeit und eine gute Auslastung. Vor allem bei größeren Organisationen, die schnell gewachsen sind und viele verschiedene Aufgabenbereiche haben, kann die Planung zu einer aufwendigen Angelegenheit werden. Das führt zu Chaos am Arbeitsplatz und auch zu Unklarheiten bei der Zeiterfassung. Gibt es in einem Betrieb viele Unregelmäßigkeiten, zum Beispiel ständig wechselnde Schichten oder flexible Arbeitnehmer? Wenn hierfür die Personalplanung oder die zwischenzeitlichen Anpassungen viel Zeit in Anspruch nehmen, dann ist es an der Zeit, die Methode zu ändern. Schon wenn bei der Personalplanung 15% der Arbeitszeit hergenommen werden müssen, besteht definitiv Verbesserungsbedarf. Workforce Management setzt auf vorrausschauende Planung, die auf Daten und Fakten basiert.
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2. Hält sich das Workforce Management auch an alle relevanten Gesetze?
Alarmglocke: Während der Personalplanung wird die Gesetzgebung nicht ausreichend berücksichtigt. Als Folge davon arbeiten manche Mitarbeitenden zu lange, oder Bereitschaftsdienste werden erst knapp vor dem Einsatz eingeteilt.
Die Einhaltung von Gesetzen und tariflichen Bedingungen ist eines der komplexesten, aber auch wichtigsten, Unterteilungen von Workforce Management. Zum Beispiel müssen das Arbeitszeitgesetz, Tarifverträge, das Urlaubsgesetz und verschieden Qualifizierungen von dem Personal eingehalten werden. Es ist wichtig, all diese Rahmenbedingungen im Auge zu behalten. Wird das Personal schon bei dem Erstellen des Dienstplans vor zu langen Arbeitszeiten geschützt? Und: Werden auch alle Zulagen für unregelmäßiges Arbeiten eingehalten?
3. Wie werden Arbeitszeiten erfasst?
Alarmglocke: Manchmal gibt es Diskussionen mit dem Personal, wer wie viel gearbeitet hat.
Auf welche Art und Weise werfen Arbeitszeiten erfasst und passt diese Methode der Zeiterfassung überhaupt zu der Größe und Komplexität des Betriebs? Werden alle Stunden sorgfältig und transparent aufgezeichnet, zum Beispiel mit einer Stempeluhr? Oder werden Arbeitszeiten einfach auf einem Blatt Papier geführt? Abgesehen von dem Chaos der manuellen Zeiterfassung gibt es auch immer mehr Gesetze zur Zeiterfassung. So schreibt zum Beispiel das deutsche Bundesarbeitsgericht vor, dass alle Arbeitszeiten verpflichtend erfasst werden müssen (mehr über dieses „Stechuhr-Urteil“ lesen Sie hier). Auch auf EU-Ebene gibt es die Vorschrift, Arbeitszeiten auf eine objecktive und verlässliche Weise aufzuzeichnen.
4. Wie gut ist die Kommunikation über die Personalplanung und Arbeitszeiten?
Alarmglocke: Die Kommunikation läuft über verschiedene Kanäle und es kommt vor, dass das Personal manchmal nicht erscheinen oder versehentlich umsonst am Arbeitsplatz sind.
Wenn es viel Hin- und Her über Abänderungen im Dienstplan gibt und das über E-Mail, WhatsApp oder SMS läuft, dann wird das schnell unübersichtlich. Wer hat wem welche Information zukommen lassen? Das ist nicht nur für den Arbeitgeber ärgerlich, sondern auch für die Arbeitnehmer verwirrend. Höchste Zeit, die Kommunikation zu optimieren und modernisieren!
5. Wie werden Bewegungsdaten an die Steuerberatung übermittelt?
Alarmglocke: Die Übermittlung oder der Import von Arbeitszeiten nimmt viel Zeit in Anspruch.
Als Berater*in im engen Verhältnis zu Ihrem Kunden fällt Ihnen wahrscheinlich als Erstes auf, wie die geleisteten Stunden an Sie übergeben werden und ob das auf die effizienteste Weise geschieht. Gute Personalplanung und genaue Zeiterfassung sind die Grundalgen (und die halbe Miete) für eine korrekte und effiziente Lohnabrechnung. In diesem Bereich können Steuerberatung und Mandant auf unterschiedliche Weise zusammenarbeiten. Schließlich erfordert ein Betrieb mit vielen Minijobbern oder Teilzeitangestellten eine andere Art von Übertragung als ein Betrieb mit hauptsächlich festen Angestellten. Passt die derzeitige Zusammenarbeit noch zu beiden Beteiligten, oder gibt es Verbesserungsbedarf?
6. Was ist das Verhältnis zwischen geplanten und tatsächlichen Personalkosten?
Alarmglocke: Das Verhältnis ist unausgeglichen oder gar unbekannt.
Wenn die Personalkosten häufig höher als erwartet sind, dann ist das eine klare Indiz dafür, dass irgendwo etwas schief läuft und ergründet werden muss. Sind einfach mehr Mitarbeiter als gebraucht im Einsatz? Reagieren hauptsächlich Personen mit einem höhren Stundenlohn oder vielen Überstunden auf offene Schichten? Oder wird oft außerordentlich am Abend gearbeitet und viele Zulagen ausbezahlt? Wenn das Verhältnis nicht stimmt, dann soll der Sache auf den Grund gegangen werden. Wenn das Verhältnis zwischen erwarteten und tatsächlichen Kosten gar nicht bekannt ist, dann ist es ratsam, gemeinsam mit dem Kunden die richtigen Daten und somit ein ausgewogenes Verhältnis zu ermittlen.
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