Das neue Jahr steht vor der Tür, und uns steht noch einiges in Sachen Pandemiebekämpfung bevor. Das erste Quartal 2022 wird eine Herausforderung für viele Betriebe werden, denn die Pandemie hat Deutschland noch immer fest im Griff. Ob nun reger Betrieb erwartet wird, sowie in Corona-Test-Laboren, oder ob es eher ruhiger wird- es ist in jedem Fall wichtig, die richtige Personaleinsatzplanung zu haben. Nur so können Sie in diesen unvorhersehbaren und schwierigen Zeiten Ihren Kunden die höchste Qualität liefern, und für Ihre Mitarbeiter ein angenehmes Arbeitsumfeld schaffen.
Gut vorbereitet ins neue Jahr starten
Vorrausblicken und in der Einsatzplanung einen Schritt weiter gehen
Da Betriebe es oft mit Ungewissheiten zu tun haben, ist es umso wichtiger, die Einsatzplanung auf Vergangenheitsdaten zu basieren. Falls Sie keinen Zugriff auf diese Daten haben, können Sie Benchmarks in Ihrer Branche als Richtwert nehmen.
So können Sie bestimmen:
- Wie viel Personal Sie pro Stunde oder Tag nötig haben
- Wie viel Budget Sie dafür zur Verfügung haben
- Welche Fähigkeiten und Qualifikationen notwendig sind, um die Arbeit ausführen zu können
- Wie viel Zeit für Nebensachen (Konferenzen, Schulungen, usw.) benötigt wird
In Dyflexis helfen wir Ihnen, diese Prognosen zu erstellen. Das geht zum Beispiel anhand von Vergangenheitsdaten, Wettervorhersagen, und Daten, die Sie aus anderen Systemen aufrufen können (denken Sie hier an die Anzahl von Reservierungen oder Bestellungen). Darüber hinaus können Sie angeben, welche Qualifikationen von dem Personal erforderlich sind, um die Arbeit ausführen zu können. So stellen Sie sicher, dass immer die richtige Anzahl von Mitarbeitern am Arbeitsplatz ist- ganz gleich, wie viel Betrieb herrscht.
Fristen für die Urlaubsanträge festlegen
Wegen Corona haben viele Arbeitnehmer ihre Urlaubstage gespart- entweder wegen der Corona-bedingten Kurzarbeit oder weil es schlichtweg nicht möglich war, in den Urlaub zu fahren. Mit Hinblick auf das neue Jahr, mit einem hoffentlich schwungvolleren 2. Quartal, wird es notwendig sein, Urlaubsanträge rechtzeitig in der Personaleinsatzplanung zu bearbeiten. So berücksichtigen Sie die Wünsche Ihrer MitarbeiterInnen und können beizeiten auf offene Schichten reagieren. Sollte Ihr Unternehmen mit einem Urlaubsantrag zu wenig Personal haben? Dann können Sie den Urlaubsantrag abweisen. Sie können bis zu zwei Wochen nach dem Urlaubsantrag dagegen schriftlich Einspruch erheben. Tun Sie das nicht, so ist der beantragte Urlaub grundsätzlich festgelegt. Durch rechtzeitige Bekanntgabe können Sie also auf die Wünsche Ihres Personals eingehen und gleichzeitig auch die optimale Personalbedarfsermittlung im Auge behalten.
Teilzeitkräfte, Minijobber oder Ferienarbeiter einsetzen
Sie können Ihre Schichten in Zeiten von mehr Betrieb, zum Beispiel rund um Feiertage, die auch beliebte Urlaubstage sind, nicht mit Vollzeitkräften besetzen? Dann können Sie zum Beispiel Minijobber oder Freelancer einteilen. Auch können Sie Teilzeitkräfte bitten, in diesen Perioden mehr zu arbeiten. Diese zusätzlichen Stunden können Sie dann auszahlen oder in Urlaubsstunden umwandeln.
Auf diese Weise können Sie Zuschläge schnell und einfach berechnen
Engpässe in der Personaleinsatzplanung erkennen
In diesem vergangenen Jahr waren Flexibilität und Innovation wichtige Aspekte in der Arbeitswelt. Auch 2022 wird die Anpassungsfähigkeit sehr wichtig sein, um auf Engpässe zu reagieren und Abläufe in der Personalplanung zu optimieren. Erstellen Sie zum Beispiel eine erste Version des Dienstplans, um zu sehen, wo genau die Engpässe in der Personalplanung liegen. Sie können auch das Budget bestimmen, das Ihnen pro Monat für die Personalkosten zur Verfügung steht, um die Personalkosten mit dem Umsatz abzugleichen. Mit der Software für die Einsatzplanung von Dyflexis können Sie schnell sehen, welche Schichten noch nicht besetzt wurden. Bei der Personalplanung sehen Sie auf einen Blick nicht nur das verfügbare Budget, sondern auch, wer verfügbar ist und die richtigen Qualifikationen hat, um die offene Schicht zu besetzen. So können Sie rechtzeitig auf Änderungen reagieren, und sind bei mehr oder weniger Nachfrage anpassungsfähig.
Anreize für Fachkräfte bieten
Auch für 2022 wird ein Fachkräftemangel prognostiziert. Umso wichtiger ist es für Unternehmen, ihren Mitarbeitern Wertschätzung zu vermitteln, und entsprechende Anreize für zukünftige MitarbeiterInnen bieten. Denn für eine optimale Einsatzplanung braucht es natürlich zuerst das richtige Personal. Danach muss der Arbeitgeber bereit sein, auf das Feedback und die Anforderungen des Personals einzugehen, um ein angenehmes und attraktives Arbeitsumfeld zu erschaffen
Zuschläge für Feiertagsarbeit
Grundsätzlich sind Sie als Arbeitgeber nicht verpflichtet, die Arbeit an Feiertagen oder Sonntagen zusätzlich zu entlohnen. Trotzdem ist es üblich, Arbeitnehmer für ihren Einsatz an Feiertagen in Form von Zuschlägen extra zu belohnen. Die Höhe dieser Zuschläge wird im Arbeits- oder Tarifvertrag festgelegt. Der deutsche Staat bietet diesbezüglich Anreize für Arbeitgeber, und hat Zuschläge bis zu bestimmten Grenzen steuer- und beitragsfrei erklärt. Das heißt, Sie können Mitarbeitern Ihre Wertschätzung vermitteln und zugleich auch Lohnnebenkosten einsparen.
Gute Kommunikation und mehr Mitarbeiterengagement
Ihre MitarbeiterInnen wollen bestimmen können, an welchen Tagen Sie (mehr) arbeiten können. Da trotzdem eine optimale Personalbesetzung gewährleistet werden muss, funktioniert das nur mit guter und direkter Kommunikation. Wenn Sie Einblick in die Verfügbarkeiten Ihres Personals haben, können Sie den Dienstplan so erstellen, dass dieser an die Wünsche des Personals angepasst ist und trotzdem einen reibungslosen Ablauf im Betrieb garantiert. Persönliche Präferenzen können zum Beispiel einfach durch eine mobile App immer und überall durchgegeben werden. So kann jede/r individuell zu dem Erfolg des Unternehmens beitragen, und Sie ermitteln den optimalen Personalbedarf.
