Um als Organisation eine gute Leistung zu erbringen, ist eine optimale Auslastung wichtig. Bei Personalmangel können Sie nicht die Qualität liefern, die Ihre KundInnen von Ihnen erwarten, und bei Überbesetzung entstehen unnötige Kosten. Solchen Szenarien wollen Sie natürlich zuvorkommen. Aber das ist immer noch ziemlich schwierig, gerade in diesen unsicheren Zeiten. Auch diese Woche mussten viele Unternehmen wieder schnell handeln, als die erwarteten Lockerungen doch wieder aufgeschoben wurden. Wir helfen Ihnen, Ihre Personalplanung so standfest wie möglich zu gestalten, um so eine optimale Auslastung zu erreichen.
Auslastung oder Personalbesetzung berechnen
Die Berechnung der Auslastung Ihres Personals (Personalbesetzung) kann mit einer ziemlich einfachen Rechnung durchgeführt werden. Sie können die Auslastung zum Beispiel pro Stunde, Tag, Funktion oder Abteilung berechnen.
Dafür benötigen Sie zwei Werte:
Die geplanten Stunden: die gesamte Stundenanzahl, die Sie für Ihr Personal in einem bestimmten Zeitraum eingeplant haben.
Die benötigten Stunden: die gesamte Stundenanzahl, die Ihr Personal benötigt, um die gewünschte Qualität liefern zu können.
So sieht die Rechnung dann aus:
Auslastung= (geplante Stunden / benötigte Stunden) x 100 %
WELCHE GESETZE UND VORSCHRIFTEN SOLLTE DIE PERSONALABTEILUNG KENNEN?
Eine optimale Auslastung
Eine optimale Auslastung ist gleich 100%. Sie haben dann genau so viele Stunden eingeplant wie auch benötigt werden.
Nehmen Sie an, Sie benötigen 100 Stunden in einer bestimmten Abteilung oder Funktion und haben diese 100 Stunden auch eingeplant. Dann sieht die Rechnung so aus:
Auslastung= (100/100) x 100 %
Auslastung= 1 x 100 %
Auslastung= 100 %
Benötigen Sie 100 Stunden, haben aber nur 90 eingeplant? Dann haben Sie eine Auslastung von 90 %. Haben Sie nur 100 Stunden nötig, aber 110 Stunden eingeplant? Dann haben Sie eine Auslastung von 110 %.
Das klingt natürlich alles einfach, aber Sie wissen wahrscheinlich, dass es in der Praxis etwas komplizierter ist. Woher wissen Sie im Voraus genau, wie viele MitarbeiterInnen tatsächlich gebraucht werden? Und wie stellen Sie sicher, dass auch genügend Personal zur Verfügung steht? Darüber hinaus haben Sie auch noch Budgets zu berücksichtigen.
Smarte Personalplanung mit Dyflexis
Um eine optimale Personalbesetzung zu erreichen, müssen Sie schlau planen. Dabei kann Ihnen Dyflexis helfen:
Eine gute Prognose zu erstellen:
Um eine optimale Auslastung zu realisieren, sollten Sie zu allererst abschätzen, wie viel Personal Sie benötigen. Mit der Personalplanungssoftware können Sie ganz einfach Prognosen erstellen. Das geht zum Beispiel anhand von Vergangenheitsdaten, Wettervorhersagen und Daten aus anderen Systemen, die in Dyflexis verwertet werden können. Denken Sie hier an die Anzahl von Bestellungen, die zu produzierenden Einheiten oder die erwartete Besucheranzahl.
Benötigte Dienste ausfüllen
Anhand von Prognosen können Sie bestimmen, welche Dienste benötigt werden. Diese Schichten können Sie bereits in der Planung mit Dyflexis einstellen. Sie können pro Dienst angeben, welche Fähigkeiten, Zertifikate oder sonstige Qualifikationen erforderlich sind. Danach ist es wichtig, diese Dienste auch zu besetzen. Das geht mit Dyflexis ganz einfach. Sie klicken auf den Dienst und sehen sofort, wer verfügbar ist und wer die richtigen Qualifikationen hat. Dann wählen Sie, wer am besten geeignet ist. Benötigen Sie meistens ungefähr die gleiche Besetzung? Dann können Sie Standarddienstpläne anlegen, die Sie mit einem Klick fertigstellen können.
Lohnkosten berechnen
Sie können natürlich nicht unbeschränkt Personal einsetzen. Sie müssen Ihr Budget berücksichtigen, damit das Personal nicht mehr kostet, als es einbringt. In Dyflexis haben Sie Ihr Budget immer im Blick. Bei der Personalplanung werden die Lohnkosten sofort berechnet. So sehen Sie schnell, ob Budgets überschritten werden und können den Dienstplan rechtzeitig anpassen.
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Urlaub und Abwesenheit
Wegen Krankheit, Ferienzeit oder Urlaub entstehen manchmal offene Dienste. Das wirkt sich negativ auf Ihre Auslastung aus. Glücklicherweise können Sie das mit Dyflexis schnell lösen. Schicken Sie Ihren Angestellten mit den richtigen Qualifikationen eine Nachricht mit der Frage, ob sie die offenen Dienste ausfüllen können. Haben mehrere MitarbeiterInnen reagiert? Dann bestimmen Sie, wer den Dienst tatsächlich ausführt. Sie können Ihre MitarbeiterInnen auch selbst über die App Dienste austauschen lassen.
Präzise planen in unsicheren Zeiten
Gerade jetzt ist es wichtig, dass Sie Ihre Planung in Ordnung bringen. Haben Sie unter den gegenwärtigen Umständen (teilweise) geschlossen? Wenn Sie wieder öffnen dürfen, ist in jedem Fall ein Personalmangel zu vermeiden. Wenn Sie aber den obengenannten Schritten folgen, bieten Sie Ihren Kundinnen bald ein optimales Erlebnis.
Sind Sie neugierig, wie Dyflexis Ihrem Unternehmen helfen kann, eine optimale Auslastung zu erreichen? Fordern Sie eine Demo an und wir zeigen es Ihnen gerne!
