Mitarbeiter schätzen ihre Autonomie mehr und mehr. Sie finden ihre Work-Life-Balance wichtiger denn je und arbeiten immer häufiger für mehr als einen Arbeitgeber. Kein Wunder, dass die Selbstplanung immer mehr an Beliebtheit gewinnt. Vielen Unternehmen fällt es jedoch immer noch schwer, den ersten Schritt zu tun. Zum Glück muss es nicht so kompliziert sein. Wir sind davon überzeugt, dass in jedem Unternehmen eine Form der Selbstplanung möglich ist.
Was ist die Selbstplanung
Selbstplanung bedeutet, dass Mitarbeiter ihren eigenen Dienstplan mitgestalten können. Dabei gibt es verschiedene Möglichkeiten, dies zu tun. Manche Unternehmen lassen ihre Mitarbeiter den Dienstplan völlig selbständig festlegen, andere wiederum geben ihren Mitarbeitern nur einen begrenzten Einfluss. In der Regel wird die Selbstplanung mit Hilfe einer Personaleinsatzplanungssoftware durchgeführt.
Formen der Selbstplanung
Vollständige Selbstplanung
Wenn Sie an Selbstplanung denken, ist dies wahrscheinlich die erste Form, die Ihnen in den Sinn kommt. Sie geben den Rahmen vor und lassen Ihre Mitarbeiter selbst über den Ablauf entscheiden. Der Grad der Autonomie ist sehr hoch und Ihr Team muss dazu in der Lage sein. Diese Form wird daher vor allem in Unternehmen eingesetzt, die bereits mit selbstverwaltenden Teams arbeiten.
Partizipative Planung
Durch den Einsatz einer Personalplanungssoftware können Sie Ihre Mitarbeiter angeben lassen, wann sie arbeiten können oder nicht. Der Mitarbeiter kann z. B. angeben, dass er mittwochs immer frei sein möchte oder dass er an einem bestimmten Datum nicht verfügbar ist. Der Dienstplaner kann dies dann berücksichtigen. Der Mitarbeiter hat das Gefühl, mehr Kontrolle zu haben, aber der Dienstplaner ist letztendlich derjenige, der entscheidet. In Dyflexis können Mitarbeiter ihren persönlichen Kalender direkt in der Planungssoftware sehen, indem sie ihn mit Dyflexis verknüpfen. Dies macht es noch einfacher, die Verfügbarkeit anzuzeigen.
Offene Schichten besetzen
Sie können den Mitarbeitern auch die Möglichkeit geben, die von Ihnen festgelegten Schichten selbst zu übernehmen. Es gibt zwei Möglichkeiten, dies zu tun:
- Sie erstellen einen Dienstplan, in dem die Schichten definiert, aber noch nicht belegt sind. Das bedeutet, dass der Dienstplan noch völlig offen ist.
- Oder Sie erstellen einen Dienstplan und legen (je nach Verfügbarkeit) weitgehend fest, wer die Schichten besetzt. So können nur noch wenige Schichten besetzt werden. Zum Beispiel die Schicht eines Mitarbeiters, der krank oder im Urlaub ist. Oder Zusatzschichten in einer arbeitsintensiven Zeit.
Über eine Software können Sie Ihre Mitarbeiter die offenen Dienste für sich nutzen lassen. In Dyflexis kann dies über eine praktische Dienstplan-App erfolgen. Außerdem können Sie die Bedingungen festlegen, die diese Mitarbeiter erfüllen müssen. Dies ist z. B. sinnvoll, wenn der Dienst bestimmte Fähigkeiten benötigt. Letztlich wählt der Dienstplaner aus allen Anmeldungen aus, wer den Dienst tatsächlich besetzt. Dies ermöglicht Ihnen als Unternehmen, Dinge wie Kompetenzen, Vertragsart, Lohnkosten und Stundensalden zu berücksichtigen.
Dienste tauschen
Dies ist die am wenigsten ausgeprägte Form der Selbstplanung. Sie haben den Dienstplan festgelegt, aber ein Mitarbeiter kann nicht arbeiten? Lassen Sie den Mitarbeiter für einen Ersatz sorgen. Das spart dem Dienstplanern eine Menge Arbeit. In Dyflexis können die Mitarbeiter anhand von vordefinierten Bedingungen selbst sehen, welche Kollegen für die Besetzung der Schicht geeignet sind. Der Mitarbeiter kann einen dieser Kollegen um eine Vertretung bitten. Ist diese Person einverstanden? Dann muss auch der Dienstplaner seine Zustimmung geben. Danach wird alles sofort im Arbeitsplan korrekt abgearbeitet.
Die Vorteile der Selbstplanung
Die Selbstplanung ist nicht ohne Grund so beliebt. Es hat eine Reihe von wichtigen Vorteilen:
Höhere Mitarbeiterbeteiligung
Die Selbstplanung erhöht das Engagement Ihrer Mitarbeiter. Sie bekommen mehr Verantwortung und Einblick in das große Ganze. In Dyflexis können Sie als Unternehmen Ihren Mitarbeitern auch zeigen, wenn etwas Besonderes passiert. Denken Sie an eine große Veranstaltung, eine besondere Buchung oder einen großen Auftrag. So sehen Ihre Mitarbeiter, warum zusätzliche Kapazität benötigt wird. Dies fördert auch das Engagement.
Höhere Mitarbeiterzufriedenheit und geringere Fehlzeiten
Organisationen, die die Selbstplanung in einem gewissen Umfang einsetzen, sehen oft eine Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit. Sie können ihre Work-Life-Balance besser im Auge behalten und haben das Gefühl, mehr Kontrolle zu haben. Dadurch können auch krankheitsbedingte Fehlzeiten reduziert werden.
Einfacheres Besetzen von offenen Schichten
Es spart Zeit und Ärger für den Dienstplaner, wenn die Mitarbeiter einen Teil der Verantwortung selbst tragen. Der Tausch von Schichten muss nicht mehr über den Dienstplaner laufen er sieht sofort, wer die offenen Schichten besetzen möchte.
Mögliche Nachteile der Selbstplanung
Viele Unternehmen haben Zweifel an der Selbstplanung und das ist nicht ganz unberechtigt. Es gibt auch Nachteile, vor allem, wenn es nicht richtig organisiert ist:
Suboptimaler Einsatz von Personal
Der optimale Einsatz Ihrer Mitarbeiter ist wichtig für den Erfolg Ihres Unternehmen. Die richtige Person, mit den richtigen Fähigkeiten, zur richtigen Zeit, an der richtigen Aufgabe. So stellen Sie sicher, dass das Talent jedes Einzelnen optimal genutzt wird und Sie Ihre Personalkosten im Griff haben. Wenn Sie die Dienstplanung Ihren Mitarbeitern überlassen, ist dies natürlich schwieriger zu erreichen. Glücklicherweise ist es möglich, eine Software zu verwenden, um dies zu verwalten. Mit Dyflexis können Sie zum Beispiel Bedingungen für Dienstleistungen festlegen und ein maximales Budget vorgeben.
Rechtliche Probleme
Einige Dienste erfordern spezielle Fähigkeiten oder Zertifikate. Durch die Selbstplanung erhöht sich die Wahrscheinlichkeit von Fehlern, die zu rechtlichen Problemen führen können. Auch hier kann eine Personaleinsatzsoftware. In Dyflexis können Sie sicherstellen, dass nur Mitarbeiter mit einem bestimmten Zertifikat einen bestimmten Dienst ausführen können.
Stress und Unzufriedenheit bei den Mitarbeitern
Wenn Sie schon einmal ein Glas Marmelade im Supermarkt gekauft haben, kennen Sie das: Zu viel Auswahl zu haben, ist manchmal gar nicht so toll. Deshalb kann die selbständige Dienstplanung bei Ihren Mitarbeitern Stress verursachen. Je nachdem, wie Sie die Selbstplanung umsetzen, können auch unfaire Situationen entstehen. Deshalb ist es schön, ein gewisses Maß an Kontrolle zu haben. Auch hier kann die Personaleinsatzsoftware helfen
Was passt zu Ihrem Unternehmen?
Welche Form der Selbstplanung passt am besten zu Ihrem Unternehmen und Ihrem Team? Es ist wichtig, dies sorgfältig zu bedenken. Sie können sich immer dafür entscheiden, klein anzufangen und es dann mit der Zeit auszubauen. Das gibt Ihnen und Ihrem Team Zeit, sich an die neue Freiheit zu gewöhnen und Sie können zwischendurch Anpassungen vornehmen.
Sie fragen sich, welche Rolle Dyflexis für Ihr Unternehmen bei der eigenen Dienstplangestaltung spielen kann? Wir zeigen es Ihnen gerne.
