Sinkende Kaufkraft, steigende Kosten und Personalmangel setzen Einzelhändler erheblich unter Druck. Gleichzeitig erwarten Kunden immer noch schnelle Servicezeiten, volle Regale und lange Öffnungszeiten. Wie bleibt man wettbewerbsfähig, ohne auf Qualität oder Marge zu verzichten?
Die Antwort liegt nicht in härterem Arbeiten, sondern in smarter Planung. Viele Kosten, die oft unbemerkt den Gewinn senken, lassen sich einfach kontrollieren. In diesem Blog listen wir 5 clevere Wege, um Kosten zu senken, ohne dabei auf Kundenerlebnis oder Teamzufriedenheit zu verzichten.
Überbesetzung kostet
Der Einzelhandel leidet unter extrem dünnen Margen, wodurch selbst kleine Kostenunterschiede große Auswirkungen haben können. Laut dem Handelsverband Deutschland (HDE) lag die durchschnittliche Gewinnmarge im deutschen Einzelhandel 2024 bei etwa 2,5 %. Das macht es für Unternehmen eigentlich unmöglich, kostspielig zu planen. Und trotzdem verlieren viele Einzelhändler unbemerkt Umsatz durch ineffiziente Personalplanung. Zu viel Personal während ruhigeren Zeiten scheint harmlos, führt jedoch schnell zu Kostenüberschreitungen.
Unterbesetzung zahlt sich auch nicht aus
Natürlich kann man Kosten sparen, indem man weniger Personal einsetzt. Aber: Unterbesetzung, vor allem zu Stoßzeiten, zahlt sich auch nicht aus. Zu wenig Personal führt zu langen Warteschlangen, verpassten Verkaufschancen und frustrierten Kunden. Das ist besonders in Läden problematisch, in denen das Kundenerlebnis den Unterschied macht.
Laut einer Studie von PwC erwarten 73 % der deutschen Verbraucher einen schnellen, persönlichen Service im Geschäft. Dies unterstreicht, wie wichtig eine durchdachte Personalplanung ist. Unterbesetzung führt zu schlechtem Kundenerlebnis, während Überbesetzung unnötige Kosten verursacht. Die Lösung liegt in der richtigen Balance. Wie halten Sie diese? Wir geben Ihnen 6 Tipps, um Kosteneffizienz in Praxis umzusetzen. 
1. Mit Echtzeitdaten planen
Setzten Sie historische Verkaufsdaten und Besucherzahlen ein, um Spitzenzeiten wie Feiertage, Schönwetter oder Sonntage im Voraus gut zu planen. So planen Sie datengesteuert und optimal, ganz ohne sich auf Ihr Bauchgefühl verlassen zu müssen.
2. Automatische Dienstplanung verteilt Schichten optimal
Nicht jeder Person im Team ist in jeder Situation gleichermaßen effektiv. Sie müssen sichergehen, dass Sie nicht nur genug, sondern auch die richtigen Mitarbeitenden vor Ort haben. Automatische Dienstplan-Tools für den Einzelhandel stellen sicher, dass alle Schlüsselpositionen richtig besetzt sind. Zum Beispiel: erfahrene Kräfte für Kundenberatung, oder einen zusätzlichen Teamleitung bei Aktionsangeboten
3. Kosten reduzieren- aber nicht auf Kosten Ihres Teams
Automatische Dienstplanung stellt auch sicher, dass der Einzelhandel sich immer im Rahmen des ArbZG bewegen. Es werden während der Erstellung des Dienstplan Pausen, Ruhezeiten und auch Überstunden und Gehälter berücksichtigt. So halten Sie Ihr Budget im Blick, aber auch die Work-Life Balance Ihres Teams. Die beste Planung hilft Ihrem Betrieb nichts, wenn Ihr Team nicht gerne zur Arbeit kommt.
4. Mitarbeitende offene Schichten annehmen lassen
Wird es doch einmal unerwartet voll? Dann möchten Sie flexibel darauf reagieren. Mit Dyflexis haben Sie jederzeit einen Überblick über verfügbares Personal und können schnell offene Schichten erstellen. Motivierte Mitarbeitende können dann von der praktischen App aus offene Schichten annehmen und ganz ohne hin- und her-telefonieren Unterstützung anbieten.
5. Personalkosten direkt mit geleisteten Stunden verbinden
Eine verlässliche Übersicht über Arbeitszeiten ist für den Einzelhandel natürlich essenziell, aber nicht genug, um wirklich Kosten zu optimieren. Erst durch die Verbindung von Dienstplanung, Zeiterfassung und Lohnbuchhaltung erhalten Sie wirklich detaillierte Einblicke in Lohnkosten pro Filiale, Lager, oder Abteilung. So können Sie gezielt Budgets einhalten, und kosteneffizienter planen.
6. Aus der Vergangenheit lernen
Eine gute Planung endet nicht bei der Erstellung eines Dienstplans. Oft ist der Alltag im Einzelhandel zu beschäftigt, um immer die Planung mit der Realität zu vergleichen. Umso wichtiger, wirklich gute Analysen zur Auswahl zu haben, um wiederkehrende und teure Abweichungen zu erkennen. Gibt es regelmäßig zu viele Überstunden oder zu viele Krankmeldungen zu bestimmten Zeiten? Mit klaren Reports erkennen Sie diese Muster frühzeitig und können Sie während der Planung berücksichtigen und zukünftig vermeiden.
Der deutsche Einzelhandel steht unter Druck, aber wer seine Personalplanung gut im Griff hat, hat auch die Kosten im Griff. Es geht längst nicht mehr nur um „arbeiten, arbeiten, arbeiten“, sondern um strategische und datenbasierte Planung. Denn wer weiß, was morgen im Laden passiert, kann darauf reagieren und ist anderen einen Schritt voraus.
Mit einem guten Workforce Management-System bringen Sie Struktur in den dynamischen Alltag im Einzelhandel. Selbst dann, wenn der Druck auf Einzelhändler steigt. Dann helfen Ihnen Tools wie Personalbedarfsprognosen, automatische Dienstplanung und gezielte Analysen, Kosten zu reduzieren und die Effizienz zu steigern.
